آیا بهترین کارکنان شما به‌طور ناگهانی استعفا می‌دهند و فکر می‌کنید کارکنان خوب در مدت خیلی کوتاهی شرکت شما را ترک می‌کنند؟ اگر شما جزء مدیرانی هستید که رقابت سازمان‌ها را تنها در کسب سود بیشتر و ارائه خدمات بهتر خلاصه می‌کنید، نیازی نیست به اصل مهم حفظ کارکنان در سازمان فکر کنید و می‌توانید کارکنان جدید استخدام نمایید اما اگر می‌خواهید سازمان شما در بلندمدت موفق باشد، حفظ نیروی کار شایسته یکی از چالش‌های اصلی شرکتتان خواهد بود.
واقعیت این است که کارکنان شایسته تأثیر زیادی روی موفقیت سازمان‌ها دارند. آن‌ها به خوبی با وظایفشان آشنا و به‌اندازه کافی خلاق هستند. جایگزین کردن کارمندی جدید، دو برابر و حتی بیشتر از ترک سازمان توسط کارمند هزینه دارد. به همین دلیل شرکت‌ها تلاش می‌کنند با به‌کارگیری روش‌های مختلف کارکنانشان را حفظ و از کاهش منابع مالی جلوگیری کنند.
در این مقاله عوامل مؤثر بر کاهش وفاداری کارکنان شرکت‌ها را معرفی خواهیم کرد و نقش بهینه سازی محل کار در حفظ وفاداری کارکنان را از زوایای مختلف بررسی می‌نماییم. با ما همراه باشید:
عوامل اصلی جدایی کارکنان از شرکت‌ها:
در سالیان اخیر شرکت‌های موفق جهان به این موضوع پی برده‌اند که فروش بیشتر و سود بالاتر تحت تأثیر عامل مهم‌تری به نام منابع انسانی قرار دارد. اکنون آنچه که باعث رقابت می‌شود، سرمایه نیست بلکه استعداد است. به همین دلیل، نحوه حفظ کارکنان شایسته در سازمان یکی از مهم‌ترین چالش‌های شرکت‌ها در قرن ۲۱ محسوب می‌شود.
اخیراً به‌طور شگفت‌انگیزی کارکنانی از بخش‌های خدمات غذایی و مراقبت‌های بهداشتی و همچنین کسب و کارهای کوچک، شغلشان را ترک کرده و یا تغییر شغل داده‌اند؛ به‌طوری‌که در نوامبر سال ۲۰۲۱، حدود ۴.۵ میلیون نفر شغلشان را ترک کردند و این روند تا سال ۲۰۲۲ به‌سرعت ادامه یافت. کافی است تا یکی از این عوامل زیر برای کارکنان شما پررنگ گردد تا او مصمم شود شرکت شما را ترک کند:
-
ناکافی بودن حقوق و مزایا
-
کار بیشتر و پشتیبانی کمتر
-
فراهم نبودن فرصت‌های مناسب برای پیشرفت شغلی
-
عدم شناخت کافی مدیران از استعداد کارکنان
-
خستگی از کار زیاد
-
ناراضی بودن از مدیر
-
نگرانی از سلامت مالی شرکت
-
نارضایتی از فرهنگ موجود در شرکت
-
میل به تغییر
دستمزدهای بالاتر ممکن است راه‌حل مناسبی باشد. بسیاری از کارفرمایان به امید حفظ و نگهداری کارکنان، دستمزدها و مزایا را افزایش داده‌اند. شما و کارکنانتان در تلاش برای تأمین مخارج زندگی وجه اشتراک دارید و به همین دلیل، افزایش حقوق و مزایای کارکنان تا جای ممکن یکی از بهترین سیاست‌ها برای حفظ آن‌ها در سازمان است. البته این موضوع تنها شامل مزایای مالی نمی‌شود و شما باید سایر مزایا مانند: تعداد تعطیلی‌ها، بیمه، سرویس‌های خدماتی و … را نیز در نظر بگیرید.
استعفای کارکنان و یا تغییر شغل پس از شناسایی پدیده کووید ۱۹ در اوایل سال ۲۰۲۱، مشکلات زیادی را به همراه داشت. در آن دوران، حقوق بیکاری بخشی از مزایای کمک به بیماری همه‌گیر بود که توسط دولت‌ها ارائه شده بود اما پاسخگو نشد. بااین‌حال، کارکنانی که استعفا می‌دهند، واجد شرایط بیکاری نیستند و تعداد استعفاها، حتی پس از پایان برنامه کمک‌های دولتی در ایام همه‌گیری نیز ادامه داشت. به گفته اقتصاددانان، نگرانی‌های مداوم از بهداشت عمومی پیرامون کووید-۱۹ و عوامل دیگری مانند: وظایف مراقبت از کودکان، ازکارافتادگی، سختی شغلی و ... باعث کاهش تعداد کارکنان در نیروی کار شده است.
نتایج نظرسنجی انجام‌شده در آمریکا نشان می‌دهد که از هر ۱۰ کارگر آمریکایی، ۴ نفر قصد داشتند در سال ۲۰۲۲ شغلشان را تغییر دهند. در این نظرسنجی کارگران بین سنین ۱۸ تا ۲۴ سال در این موضوع پیشتاز بودند. ۴۷٪ از کارگران این گروه، قصد داشتند امسال شغلشان را تغییر دهند، درحالی‌که در بازار کار به‌ندرت می‌توان شاهد این سطح از اختلال بود.
مشکل قدیمی جابجایی کارکنان:
مسئله جا به جایی کارکنان، مشکلی قدیمی است که به‌طور مداوم در سازمان‌ها و شرکت‌ها مشاهده می‌شود. این مشکل معمولاً به دلیل نیاز به تنوع و تجربه در بخش‌های مختلف سازمان، تغییرات در ساختار سازمانی، عدم تطابق بافرهنگ سازمان و یا به دلیل تغییرات در شرایط بازار و رقابت، ایجاد می‌شود. این مشکل برای کارکنان می‌تواند عواقب منفی مانند: کاهش انگیزه و رضایت شغلی، افزایش اضطراب و استرس، کاهش عملکرد و بهبودپذیری و حتی خروج از سازمان را به همراه داشته باشد. البته ریزش کارکنان در بخش کسب و کارهای کوچک، بهداشت و ... چالش جدیدی نیست و شرکت‌ها مدت‌ها قبل از پدیده همه‌گیری کرونا نیز با این مشکل دست‌وپنجه نرم می‌کردند.
برای حل این مشکل، سازمان‌ها می‌توانند اقدام به طراحی برنامه‌ریزی مناسبی نمایند تا جا به جایی کارکنان به‌منظور افزایش تنوع و تجربه آن‌ها در بخش‌های مختلف سازمان، اجرا شود. همچنین، ارائه فرصت‌های آموزشی و توسعه حرفه‌ای به کارکنان، می‌تواند باعث افزایش انگیزه و رضایت شغلی آن‌ها گردد. به‌عبارت‌دیگر، جا به جایی کارکنان مشکلی قدیمی است که با برنامه‌ریزی و مدیریت مناسب، می‌توان آن را حل کرد و بهبود عملکرد سازمان و رضایت کارکنان را به‌دست آورد.
نیازهای اصلی تأثیرگذار بر کیفیت تجربه کارکنان:
یکی از سؤالات کلیدی این است که "آیا وسایل و تجهیزات لازم برای انجام کارتان را دارید؟" این موضوع به‌طور مستقیم از تأثیر محیط کار بر رضایت شغلی کارکنان صحبت می‌کند. پنج نیاز اصلی که بر کیفیت تجربه کارکنان تأثیر می‌گذارد، عبارت‌اند از:
-
کیفیت رابطه کارمند با مدیران شرکت
-
وضوح نقش کارکنان در سازمان
-
ارزش حاصل از عملکرد کارکنان در شرکت
-
فضا و مکان فعالیت کارکنان
-
چگونگی تأثیرگذاری فعالیت کارکنان بر رفاه کلی آن‌ها
در بخش کسب و کارهای کوچک، «فضا و مکان» به موضوعی محبوب تبدیل‌شده است. بسیاری از خواربارفروشی‌ها، فروشگاه‌های زنجیره‌ای، رستوران‌ها و سرویس‌های خدماتی از تعطیلی‌های ایام همه‌گیری کرونا برای تکمیل بازسازی و تازه‌سازی فضای داخلی استفاده کردند. اکنون آن دسته از صاحبان مشاغلی که طی دو سال گذشته فروشگاه‌ها، رستوران‌ها و محل کسب‌وکارشان را ارتقا ندادند و آن را به‌روز نکردند، در حال درجا زدن هستند.
بازسازی‌های تجاری، احیای چشمگیر کسب و کارهای کوچک و ... رونق گرفته و این در حالی است که اگر شرکت‌ها به بازسازی فروشگاه و رستوران صرفاً به‌عنوان به‌روزرسانی‌های تزیینی نگاه کنند، فرصت‌ها را از دست می‌دهند. بسیاری از شرکت‌ها در بخش کسب و کارهای کوچک معتقدند که کووید ۱۹ آخرین همه‌گیری نبوده و نخواهد بود؛ لذا امکانات را با در نظر گرفتن سلامت و ایمنی ارتقا داده‌اند. هیچ‌کس نمی‌خواهد به روزهایی که موانع و معضلات زیادی در کسب‌وکار وجود داشت، بازگردد.
فناوری‌های جدید برای بهینه‌سازی‌های تجاری:
بدون اغراق باید گفت: فناوری‌ها طی مدت همه‌گیری کووید ۱۹ پیشرفت زیادی کرده‌اند و جدی‌تر و مقرون‌به‌صرفه تر شده‌اند. بهینه‌سازی‌های تجاری به فناوری‌های بهتری ازجمله: کار از راه دور، فناوری‌های ویدیو کنفرانس‌ها، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، سامانه‌های پشتیبانی از مشتری و ... منجر شده‌اند . این فناوری‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا در شرایطی که کارکنان باید از راه دور کار کنند، به‌صورت مؤثر و بهینه کار کنند. همچنین، این فناوری‌ها به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا با مشتریان در ارتباط باشند و خدمات بهتری ارائه دهند.
فناوری‌های جدید برای بهینه‌سازی‌های تجاری
با استفاده از این فناوری‌ها، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌ها را کاهش داده و بهبود عملکردشان را تضمین کنند. برخی از ناامیدی‌های کلیدی برای کارکنان می‌تواند شامل: تجهیزات قدیمی و نامناسب و ناکافی بودن امکانات باشد. این مسائل به‌ویژه تأثیر زیرکانه‌ای بر کارکنان خط مقدم در کسب و کارهای کوچک دارد. برای این منظور سیستم سازی ضروری بوده و لازم است تجهیزات جدیدی تهیه کنید یا از تجهیزات موجود به نحو احسن استفاده نمایید. استفاده از سامانه پیامکی هوشمند، سیستم پاسخگویی خودکار ایمیل، فکس آنلاین و … نیز کمک می‌کند تا بسیاری از کارها راحت‌تر و سریع‌تر انجام شوند.
همچنین نصب نرم‌افزارهایی برای ارتباط داخلی می‌تواند فرآیندهای کاری را آسان‌تر کند. تجهیزات زیادی به‌صورت سخت‌افزار یا نرم‌افزار وجود دارد و بسیاری از کارهای تکراری و خسته‌کننده را به‌طور خودکار انجام می‌دهد. برای شروع سیستم سازی باید ببینید فقدان تجهیزات مناسب در کدام قسمت‌ها کسب‌وکار را سخت‌تر و طولانی‌تر می‌کند. اهمیت ابزار خوب و حرفه‌ای را دست‌کم نگیرید چراکه می‌تواند برای روحیه کارکنان کشنده باشد. به همین دلیل است که بیشتر مردم با محیط فیزیکی که در آن کار می‌کنند، شناسایی می‌شوند.
بهبود روحیه کارکنان از طریق بازسازی:
محیط فیزیکی کار به ساختمان، اتاق‌ها، دکوراسیون، تجهیزات، ابزار و نحوه چیدمان آن‌ها در محل کار کارکنان شرکت گفته می‌شود. سازماندهی به جنبه نرم و مدیریتی سازمان اشاره دارد اما محیط فیزیکی جنبه سخت سازمان را بررسی می‌کند. ایجاد محیط کاری ایده آل به بازدهی نیروها کمک می‌کند و کیفیت عملکرد را بالا می‌برد اما محیط کاری ایده آل چگونه شکل می‌گیرد؟ هر محیط کاری دو جنبهٔ فیزیکی و روانی دارد.
بهبود روحیه کارکنان از طریق بازسازی
محیط فیزیکی کار شامل فضای داخلی سازمان (طراحی داخلی) است و شرایط روانی محیط کار نیز ارزش‌ها و فرهنگ سازمان را نشان می‌دهد. تحقیقات نشان داده است که میزان درک کارکنان از محیط فیزیکی و بهینه سازی محل کار، فرصت ارتباطی منحصربه‌فردی است و در بالا بردن روحیه مدیران شرکت‌ها نیز نقش دارد. همچنین بهینه سازی محل کار نقش مهمی در فرصت برقراری ارتباط و بالا بردن روحیه کارکنان ایفا می‌کند.
نقش هویت مکان در عملکرد کارکنان:
هویت را می‌توان به معنایی که انسان‌ها از طریق احساسات ذهنی از وجود هرروزه و ارتباطات گسترده اجتماعی کسب می‌کنند، تعریف نمود. این وجود و ارتباطات نیازمند مکانی برای شکل‌گیری است. اگرچه امروزه فشار فناوری‌های جدید، جهانی‌شدن و تراکم فضا و زمان، تأثیر مکان‌ها در شکل‌دهی به هویت فردی و اجتماعی جوامع را کم‌رنگ کرده است، بااین‌وجود مکان‌ها نقش بارزی در ساخت ابعاد کالبدی و نمادین هویت انسان‌ها بر عهده‌دارند. یافته‌های مطالعات انجام‌شده، بر اهمیت و نقش کارکنان در بهینه‌سازی محیط کار تأکید می‌کند.
نقش هویت مکان در عملکرد کارکنان
هیچ‌کس بهتر از تیمی که در جریان کار قرار دارد، ارگونومی و نیازهای مشتری را درک نمی‌کند. در طول فرآیند طراحی، کارفرمایان باید به دنبال فرصت‌هایی برای حذف مشکلات دست‌وپا گیر باشند و تغییراتی در عملکرد جزئیات را برای ساده‌سازی سیستم‌های داخلی انجام دهند. هنگامی‌که فرآیند طراحی به‌طور رسمی به کارکنان مربوط می‌شود، شرکت‌ها معمولاً ابداعات مفید و مؤثری انجام می‌دهند. پرداختن به "جزئیات کوچک" می‌تواند منجر به رضایت شغلی بسیار بیشتری شود.
رابطه مستقیم تجربه مطلوب مشتریان و کارکنان:
بازسازی فروشگاه، رستوران و به‌طورکلی محل کار، معمولاً برای بهبود و جذب مشتریان شرکت‌ها و کسب‌وکارها انجام می‌شود اما این اقدام به همان میزان بر کارکنان نیز تأثیر مثبتی دارد. هنگامی‌که کارکنان در فروشگاه یا رستورانی جذاب و به‌روز کار می‌کنند، احساس غرور به آن‌ها دست می‌دهد و هر بار که بازخورد مثبتی را از مشتریان دریافت می‌کنند، این احساس تقویت می‌گردد. فروشگاه‌های بزرگ، خواربارفروشی‌ها، رستوران‌ها و سایر ارائه‌دهندگان خدمات با طراحی خوب، مجهز و مناسب، کارکنان را قادر می‌سازند تا فعالیت‌هایشان را با راحتی، کارایی و ایمنی بیشتری انجام دهند.
رابطه مستقیم تجربه مطلوب مشتریان و کارکنان
محیط‌های کسب‌وکار کوچک که دارای طراحی زیبایی هستند، علاوه بر جذب مشتریان خارجی در جذب مشتریان داخلی (همان کارکنان) نیز موفق هستند. این ترکیب مناسب عملکرد و فرم، می‌تواند به کاهش جا به جایی کارکنان کمک کند. بهینه‌سازی فضای داخلی فروشگاه یا رستوران و ... فقط به‌روزرسانی تصویر برند کسب‌وکار شما برای مشتریان نیست بلکه این استراتژی تعامل و حفظ کارکنان نیز می‌باشد.
جمع‌بندی:
همان‌طور که در این مقاله اشاره شد، بهینه سازی محل کار به مجموعه اقداماتی گفته می‌شود که به‌منظور بهبود شرایط کاری کارکنان در شرکت‌ها انجام می‌شود. این اقدامات می‌تواند شامل: بهبود فضای فیزیکی محل کار، ارائه مزایای شغلی بیشتر، ایجاد فرهنگ‌سازمانی مثبت و ارائه فرصت‌های رشد و پیشرفت شغلی برای کارکنان باشد. بهینه سازی محل کار می‌تواند نقش مهمی در حفظ وفاداری کارکنان داشته باشد. کارکنانی که در محیط کارشان احساس راحتی، رضایت، و تعلق‌خاطر می‌کنند، بیشتر احتمال دارد که در سازمان باقی بمانند. با توجه به مطالبی که عنوان شد، «آیا آماده هستید تا شرکت و یا محل کسب‌وکارتان را بهینه و بازسازی کنید و بهترین کارکنانتان را حفظ نمایید؟»